Het belang van hoffelijk zijn in zakelijke communicatie is niet te onderschatten. Dat is alvast de mening van Sylvie De Muynck, bezieler en initiatiefnemer van Sprekerspool. Hoffelijkheid en etiquette is één van de acht thema’s waarvoor je bij deze community van boeiende sprekers terechtkunt.
Waarom hoffelijkheid zo belangrijk is om zakelijke én persoonlijke deuren te openen? Dat legt Sylvie hieronder uit.
Beleefde omgangsvormen? Wat is dat?
Volgens Sylvie lijken beleefde omgangsvormen steeds minder voor te komen, soms zelfs volledig uitgestorven te zijn. “Als ik merk hoe mensen soms met elkaar omgaan dan breekt mijn hart een beetje”, vertelt Sylvie. “Ik vraag me regelmatig af waar daar te reden voor is. Wellicht leidt de combinatie van onze hectische maatschappij en gedigitaliseerde wereld tot te weinig tijd en veel te veel stress?”
“Misschien heeft onbeleefdheid te maken met een te grote eigendunk of een te kleine gunfactor? Mensen lijken elkaar inderdaad tegenwoordig steeds minder te gunnen. En dat is toch de basis en het fundament van hoffelijkheid.”
“Net daarom is hoffelijk zijn in zakelijke communicatie, beleefdheid en etiquette zo broodnodig. Want het is dé manier om positief en duurzaam te communiceren en in dialoog te gaan met de andere.”
“Weet je wat er volgens mij telt? Dat je authentieke keuzes maakt in je leven en op een ethische manier met mensen omgaat. Dat is iets wat we via Sprekerspool duidelijk willen maken”.
Wat is hoffelijk zijn in zakelijke communicatie?
Hoffelijk zijn in zakelijke communicatie is enorm belangrijk, niet het minst bij het maken van die o zo belangrijke goede eerste indruk. “Wie beleefd en attent communiceert volgens de regels van de etiquette heeft inderdaad een streepje voor. Altijd en overal. Dat geldt ook in digitale communicatie waar de regels van de nettiquette gelden”, zegt Sylvie.
“Het begint al bij de basisregel die vaak onbewust met de voeten wordt getreden. Het gaat om de basisregel die luidt: “Geef antwoord als je een vraag krijgt. Heeft je mama je nooit geleerd om “Dank u” te zeggen als je iets krijgt? Die regel is de basis van alles. Krijg je een glimlach van iemand, dan beantwoord je die met een even grote glimlach. Ook als die persoon je totaal onbekend is.”
“Datzelfde geldt ook op het vlak van digitale communicatie. Krijg je een mail, dan beantwoord je die. Want iemand stelt jou een vraag of geeft je informatie. Iemand heeft dus de tijd en moeite genomen achter de computer te gaan zitten om je een vraag te stellen of op de hoogte te brengen van iets. Het minste wat je in zo’n geval kan doen is reageren”, zegt Sylvie stellig. “Kan je de vraag niet meteen beantwoorden, dan laat je weten dat je de vraag gelezen hebt en je er zo vlug mogelijk werk van maakt.”
Wist je dat een vlugge oké duizend keer meer zegt dan niet reageren?
“Met zo’n simpel woordje als oké maak je meteen drie zaken duidelijk: ‘Ik heb je mail gelezen, ik zorg ervoor dat wat je vraagt in orde is of in orde komt’. En dat allemaal in een fractie van een seconde.”
“Ook de ontvanger is trouwens tevreden, want je reageert op wat hij je heeft gestuurd. Actie-reactie, weet je wel, en die is zo nodig, zeker in zakelijke communicatie. In informele communicatie geldt dat trouwens ook, maar dat is voer voor een andere blog. Reageren op mail is alvast een teken van beleefd en hoffelijk zijn in zakelijke communicatie. Het is ook dé basismanier om duurzaam te communiceren met je collega’s.”
Gunfactor leidt vanzelf tot hoffelijk communiceren
Volgens Sylvie spelen goede manieren een essentiële rol in het uitmuntend business doen. “Uiteindelijk leveren ze meer winst op, ook op het persoonlijke vlak”, zegt ze.
“Goede manieren, etiquette en hoffelijkheid zijn een goede investering, altijd en overal. Wie zei er ook alweer dat goede manieren meer deuren openen dan welke opleiding ook? Als je over goede manieren beschikt, dan valt het je communicatiepartner op dat je het anders, vriendelijker, beleefder en attenter bent en doet dan anderen. Je zorgt er dan vanzelf voor dat je van een zakelijke partner een persoonlijke kennis maakt die je iets gunt, net omdat je voornaam en hoffelijk communiceert.”
“Onderschat die gunfactor trouwens niet. Wie zijn zakelijke partners beleefd en vriendelijk behandelt, krijgt gauw de gunfactor tien. Moet je zakelijke kennis opeens iets uitbesteden, wees er dan maar zeker van dat hij aan je denkt. Ook copywriter C’bon weet hoe belangrijk de gunfactor is in het zakendoen”.
“Het lijkt erop dat steeds minder mensen weten hoe ze horen om te gaan met anderen. Ze kennen de regels van de etiquette niet meer. De oude en hoofse etiquettennormen van weleer hoef je uiteraard niet meer te volgen. Maar die elementaire beleefdheidsregels naleven en hoffelijk zijn in zakelijke communicatie? Dat is een fluitje van een cent.”
Wat zijn die elementaire beleefdheidsregels en regels van hoffelijkheid?
“Luisteren naar elkaar en elkaar beleefd aanspreken met twee woorden, weet je nog”, antwoordt Sylvie. “Je geeft je gesprekspartner op een respectvolle en hoffelijke manier aandacht en dat weet die duidelijk te appreciëren. Je voelt en ziet meteen dat hij of zij je om die reden waardeert. Het resultaat? Ook jij voelt je daar goed bij. Een duidelijke win-win.”
“Als iedereen nu eens hoffelijk zou zijn en doen, dan zouden we écht kunnen spreken van een verademing in het professionele én persoonlijke leven.”
“Hoffelijk zijn in zakelijke communicatie en fatsoenlijk met elkaar omgaan hoort onderdeel te zijn van zakelijke omgangsvormen. Ethisch handelen hoort daar ook bij, en uiteraard ook respect hebben voor interculturele verschillen”, besluit Sylvie.
Sprekerspool draagt bij aan hoffelijkheid in zakelijke communicatie
“Sprekerspool wil haar steentje hiertoe bijdragen door enkele gastsprekers – waaronder ikzelf – aan te bieden die ongeveer alles weten over zakelijke etiquette,” lacht Sylvie. “Stuk voor stuk zijn het boeiende sprekers die hun publiek succesvolle tools en technieken aanreiken die je in werkelijk alle professionele situaties kan toepassen, inclusief digitale communicatie.”
“Vooral jongere mensen – de zogenaamde ‘digital natives’ – blinken niet uit in beleefd en hoffelijk communiceren. Maar dat ligt niet altijd aan henzelf. Vaak hebben ze in hun opvoeding en opleiding niet veel over beleefdheid, goede manieren en etiquette meegekregen en zeker niets over hoffelijkheid in zakelijk communiceren. Kennis daarvan, en die kennis ook toepassen, is nochtans zo belangrijk om sterk te staan in het professionele leven.”
Het advies van Sylvie? Boek een spreker bij Sprekerspool. En dat kan in alle vormen en maten, een betoog, bespreking, betoog, essay, college, traktaat, toespraak, verhaal, uiteenzetting, voordracht… Ook een interactieve les of workshop of mogelijk.